Loading...
HomeMy WebLinkAbout09/24/2020 - Regular Agenda - City CouncilCollege Station, TX Meeting Agenda City Council Regular Internet: https://zoom.us/j/98089981712  *Phone 888 475 4499 with Webinar ID: 980 8998 1712 September 24, 2020 6:00 PM 1101 Texas Ave, College Station,  TX 77840 College Station, TX Page 1 *The City uses a third­party vendor to help host the meeting and if the call in number is not  functioning access will be through the internet link only.      1.Call to Order, Pledge of Allegiance, Invocation, Consider Absence Request.     Speaker Protocol: An individual who wishes to address the City Council regarding any item on the  Regular Agenda shall register with the City Secretary prior to 3 p.m. on the day of the meeting.  Individuals must register to speak or provide written comments at  https://forms.cstx.gov/Forms/CSCouncil or provide a name and phone number by calling  979­764­3500. Upon being called to speak an individual must state their name and city of residence,  including the state of residence if the city is located out of state. Speakers are encouraged to identify  their College Station neighborhood or geographic location. Each speaker’s remarks are limited to  three (3) minutes. Any speaker addressing the Council through the use of a translator may speak for  six (6) minutes. At the (3) minute mark the City Secretary will announce that the speaker must  conclude their remarks.     2.Presentation     Presentation proclaiming September 17th through 23rd as Constitution Week.     3.Hear Visitors     During Hear Visitors an individual may address the City Council on any item which does not appear  on the posted agenda. The City Council will listen and receive the information presented by the  speaker, ask staff to look into the matter, or place the issue on a future agenda. Topics of operational  concern shall be directed to the City Manager.     4.Consent Agenda     During the Consent Agenda an individual may address the City Council on any Consent Agenda  Item. Presentation, discussion, and possible action on consent agenda items which consists of  ministerial or "housekeeping" items required by law. Items may be removed from the consent  agenda by majority vote of the Council.   City Council Regular Page 2 September 24, 2020 4.1.Presentation, discussion, and possible action of minutes for: • August 27, 2020 Workshop Meeting • August 27, 2020 Regular Meeting • August 28, 2020 Joint Meeting  Sponsors:Tanya Smith   Attachments:1.WKSHP082720 DRAFT Minutes 2.RM082720 DRAFT Minutes 3.JM082820 DRAFT Minutes 4.2.Presentation, discussion, and possible action regarding the renewal of a contract with Utility  Restoration Services, Inc. for Annual Padmount Equipment Repair and Restoration in the  amount of $321,644.66.  Sponsors:Timothy Crabb  Attachments:1.19300586R1 Utility Restoration Inc letter 072820 4.3.Presentation, discussion, and possible action regarding Change Order No. 1 deducting $55,700  from a professional services contract with Jones & Carter, Inc. for the Carters Creek  Wastewater Treatment Plant Electrical Improvements project.  Sponsors:Emily Fisher  Attachments:1.CCWWTP Elect Imp Change Order No. 1 4.4.Presentation, discussion, and possible action on a resolution adopting fees, rates and charges  as provided by Chapter 2 “Administration”, Article V “Finance”, Division 2 “Fees, Rates and  Charges” of the Code of Ordinances, City of College Station, Texas.  Sponsors:Mary Ellen Leonard  Attachments:1.FY 21­22 Fee Resolution ­ 9­9­20 ­ Final 4.5.Presentation, discussion, and possible action on a five (5) year technology services contract  with Tyler Technologies, Inc. for $657,160 for the Incode municipal court case management  software implementation, licensing and maintenance and support services.   Sponsors:Sindhu Menon  Attachments:1.Contract is on file with the College Station City Secretary 4.6.Presentation, discussion, and possible action regarding Change Order No. 1 adding $119,358  to a professional services contract with Stantec Consulting Services, Inc. for the Carters Creek  Wastewater Treatment Plant Blower Buildings Nos. 2 & 3 project.  Sponsors:Emily Fisher  Attachments:1.Change Order 1 Draft 2.Project Location Map 4.7.Presentation, discussion, and possible action regarding approval of a professional services  contract with Kimley­Horn and Associates, Inc. in the amount of $287,000 for the Rock Prairie  Road East Widening project.  Sponsors:Emily Fisher  Attachments:1.Project Location Map  City Council Regular Page 3 September 24, 2020 4.8.Presentation, discussion, and possible action on a resolution to approve a negotiated  settlement agreement between the Atmos Cities Steering Committee ("ACSC") and Atmos  Energy Corp., Mid­Tex Division, regarding the company's 2020 rate review mechanism filings  with attached rate tariffs and proof of revenues.  Sponsors:Brian Piscacek  Attachments:1.2020 Atmos Mid­Tex RRM Settlement Resolution & Attachments 2.2020 Atmos Mid­Tex RRM Staff Report & Attachments 4.9.Presentation, discussion, and possible action regarding the rejection of bids for RFP #20­068  for the Spring Creek Substation Battery House Enclosure.   Sponsors:Timothy Crabb  Attachments:None 4.10.Presentation, discussion, and possible action regarding the annual digital marketing services  contract with Madden Preprint Media, LLC dba Madden Media, in an amount not to exceed  $336,520.  Sponsors:Natalie Ruiz  Attachments:1.20300708 Madden PrePrint Media LLC dba Madden Media 4.11.Presentation, discussion, and possible action regarding a professional services contract with  SynchroGrid, in the amount of $205,000 for consulting and engineering services related to  NERC PRC#027.  Sponsors:Timothy Crabb  Attachments:1.Contract is available for review in the City Secretary's Office 4.12.Presentation, discussion, and possible action regarding City of College Station Excess Liability  and Workers’ Compensation Insurance, Property/Boiler & Machinery, Commercial Crime, EMT  Liability, Auto Property Damage, Cyber Liability, Unmanned Aircraft liability and property;  Special Events policies for Fiscal Year 2021.  FY21 premiums for all lines of coverage are not  to exceed $710,000.  Sponsors:Alison Pond  Attachments:None 4.13.Presentation, discussion, and possible action regarding the purchase of Electric warehouse  inventory for the Automated Metering Infrastructure System from Landis+Gyr Technology, Inc.  for the not to exceed amount of $182,748.  Sponsors:Mary Ellen Leonard  Attachments:1.19­002 AMI Material Purchase 092420 4.14.Presentation, discussion, and possible action approving a resolution authorizing expenditures  to the Aggieland Humane Society, Inc. in the amount of $248,520.  Sponsors:Mary Ellen Leonard  Attachments:1.Resolution ­ Animal Shelter 4.15.Presentation, discussion, and possible action on approving the agreement between the City of  College Station and the Arts Council of the Brazos Valley for FY21 in the amount of $358,178  for Affiliate funding and art and tourism marketing.  Sponsors:Mary Ellen Leonard  Attachments:1.Contract ­ Arts Council ­ Affiliate Funding ­ HOT Fund  City Council Regular Page 4 September 24, 2020 4.16.Presentation, discussion, and possible action on approving the agreement between the City of  College Station and the Arts Council of the Brazos Valley for FY21 in the amount of $91,750 for  agency funding.  Sponsors:Mary Ellen Leonard  Attachments:1.Contract ­ Arts Council ­ O&M ­ HOT Fund & Gen Fund 4.17.Presentation, discussion, and possible action on a funding agreement between the City of  College Station and the Brazos Valley Economic Development Corporation (BVEDC) for FY21  in the amount of $350,000.  Sponsors:Mary Ellen Leonard  Attachments:1.Contract ­ Brazos Valley EDC 4.18.Presentation, discussion, and possible action on approving the budget of the Bryan/College  Station Chamber of Commerce and presentation, discussion, and possible action on a funding  agreement between the City of College Station and the Bryan/College Station Chamber of  Commerce for FY21 in the amount of $22,500.  Sponsors:Mary Ellen Leonard  Attachments:1.Contract ­ Chamber of Commerce ­ HOT Fund 4.19.Presentation, discussion, and possible action on a funding agreement between the City of  College Station and Keep Brazos Beautiful for FY21 in the amount of $46,730.  Sponsors:Mary Ellen Leonard  Attachments:1.Contract ­ Keep Brazso Beautiful ­ Solid Waste Fund 4.20.Presentation, discussion, and possible action on approving the budget of the Memorial for all  Veterans of the Brazos Valley; and presentation, discussion, and possible action on a funding  agreement between the City of College Station and the Memorial for All Veterans of the Brazos  Valley for FY21 in the amount of $22,500.  Sponsors:Mary Ellen Leonard  Attachments:1.Contract ­ Veterans Memorial ­ HOT Fund 4.21.Presentation, discussion, and possible action regarding a contract with Iteris, Inc. for services,  equipment and software for automated traffic signal performance measures for City traffic  signals for a total cost of $143,550.  Sponsors:Troy Rother  Attachments:1.Contract is available for review in the City Secretary's Office 4.22.Presentation, discussion, and possible action regarding renewal of two contracts in the amount  of $115,809.50 combined for sign posts and signs.  Sponsors:Troy Rother  Attachments:1.Dobie Supply Renewal 19300027R2 2.Vulcan Signs Renewal 19300028R2 4.23.Presentation, discussion, and possible action regarding an ordinance amending Chapter 38 of  the Code of Ordinances reducing the speed limit on North Forest Parkway between State  Highway 6 and Appomattox Drive.  Sponsors:Troy Rother  Attachments:1.N Forest PKWY Speed reduction map 2.N. Forest Pkwy Speed Limit Ord  City Council Regular Page 5 September 24, 2020 4.24.Presentation, discussion, and possible action regarding a Sponsorship Agreement with Land of  Lights, Inc., DBA Santa’s Wonderland (“Santa’s Wonderland”), in the amount of $150,000.  Sponsors:Aubrey Nettles  Attachments:1.Sponsorship Agreement_Santa's Wonderland 4.25.Presentation, discussion, and possible action to approve a resolution providing an exception to  policy to allow James Rourk to construct sewer infrastructure necessary to connect his home to  the City sanitary sewer system.  Sponsors:Gary Mechler   Attachments:1.Sewage Request Rourk 2.Location Map _ROURK 3.2­9­2006­13.04 ­ Extension Resolution ­ 02_09_2006 4.Resolution­Exception to Utility Extension Policy­Rourk    5.Regular Agenda     During the Regular agenda an individual may address the City Council on any Regular Agenda item  including those items not posted for Public Hearing. For those items posted for a Public Hearing, if  the City Council needs additional information from the general public after the Public Hearing is  closed some limited comments may be allowed at the discretion of the Mayor.  5.1.Public Hearing, presentation, discussion, and possible action regarding the Comprehensive  Plan 10­Year Evaluation and Appraisal Report.  Sponsors:Alyssa Halle­Schramm   Attachments:1.Comprehensive Plan 10­Year Evaluation and Appraisal Report 2.Appendix A_2018 Existing Conditions Report 3.Appendix B_Public and Stakeholder Engagement Summary (part 1) 4.Appendix C_Implementation Progress Assessment Tool 5.Appendix D_Best Practices Report 6.Appendix E_Scenario Analysis Summary 7.Appendix F_Community Choices Engagement Summary (part 2) 5.2.Presentation, discussion, and possible action regarding the approval of annual price  agreements for the purchase of Type D Hot Mix Asphalt to be picked up by City Crews or to be  delivered to the job site as requested for street maintenance to Knife River Corp for $1,400,000  and BPI Materials LLC for $600,000. The total annual not to exceed expenditure is $2,000,000.  Sponsors:Donald Harmon  Attachments:1.Contracts on file with the City Secretary's Office 5.3.Presentation, discussion, and possible action regarding approval for Ratification and Change  Order No. 3 in the amount of $571,314.94 for the Lick Creek Trunk Line construction contract  with Thalle Construction Company, Inc.  Sponsors:Emily Fisher  Attachments:1.Copy of Lick Creek Change Order No. 3(revised) 2.Location Map  City Council Regular Page 6 September 24, 2020 5.4.Presentation, discussion, and possible action regarding a professional services contract with  Kimley Horn and Associates in the amount of $1,284,400 for the Design of Jones Butler Road  extension and a Resolution Declaring Intention to Reimburse Certain Expenditures with  Proceeds from Debt.  Sponsors:Emily Fisher  Attachments:1.JonesButlerProjectLocation 2.Debt Reimbursement Resolution ­ Jones Butler Rehab 5.5.Presentation, discussion, and possible action regarding an ordinance consenting to and  extending the Mayor's renewal of a disaster declaration due to public health emergency.  Sponsors:Jeff Capps  Attachments:1.September 24 Ordinance Renewing Disaster Declaration 5.6.Presentation, discussion, and possible action regarding an appointment to the Brazos Valley  Solid Waste Management Agency, Inc Board of Directors.  Sponsors:Tanya Smith  Attachments:1.Ltr Cities BVSWMA BoD 2020    6.Presentation, discussion, and possible action on future agenda items and review of  standing list of Council generated agenda items:     A Council Member may inquire about a subject for which notice has not been given. A statement of  specific factual information or the recitation of existing policy may be given. Any deliberation shall be  limited to a proposal to place the subject on an agenda for a subsequent meeting.     7.Adjourn.     The City council may adjourn into Executive Session to consider any item listed on the agenda if a  matter is raised that is appropriate for Executive Session discussion.  I certify that the above Notice of Meeting was posted on the website of the City of College Station,  Texas, on September 18, 2020 at 5:00 p.m.      City Secretary   This  building  is  wheelchair  accessible.  Persons  with  disabilities  who  plan  to  attend  this meeting    and   who   may   need   accommodations,   auxiliary   aids,   or   services   such   as interpreters,   readers,  or  large  print  are  asked  to  contact  the  City  Secretary’s  Office  at  (979) 764­3541,  TDD   at  1­800­735­2989,  or  email  adaassistance@cstx.gov  at  least  two  business days  prior  to  the   meeting  so  that  appropriate  arrangements  can  be  made.  If  the  City  does not  receive   notification  at  least  two  business  days  prior  to  the  meeting,  the  City  will  make  a reasonable  attempt to provide the necessary accommodations. Penal Code § 30.07. Trespass by License Holder with an Openly Carried Handgun. "Pursuant  to  Section  30.07,  Penal  Code  (Trespass  by  License  Holder  with  an  Openly  Carried     Handgun)     A     Person     Licensed     under     Subchapter     H,     Chapter     411,   City Council Regular Page 7 September 24, 2020 Government   Code   (Handgun   Licensing   Law),   may   not   enter   this   Property   with   a  Handgun that is Carried Openly."  Codigo Penal § 30.07. Traspasar Portando Armas de Mano al Aire Libre con Licencia. “Conforme  a  la  Seccion  30.07 del  codigo  penal  (traspasar  portando  armas  de  mano al    aire   libre   con   licencia),   personas   con   licencia   bajo   del   Sub­Capitulo   H,   Capitulo  411,  Codigo  de  Gobierno  (Ley  de  licencias  de  arma  de  mano),  no  deben  entrar  a  esta  propiedad portando arma de mano al aire libre.”